Ein gut geplantes Meeting trägt dazu bei, effektive Sitzungsprotokolle zu gewährleisten. Wenn der Vorsitzende und der Sekretär oder Protokollnehmer zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Tagesordnung und die Sitzung gut durchdacht sind, erleichtert dies die Minutenaufnahme erheblich. Je nach Besprechungsstruktur und den von Ihnen eingesetzten Werkzeugen kann der Protokollgeber z. B. mit dem Vorsitzenden zusammenarbeiten, um ein Dokumentformat zu erstellen, das auch als Tagesordnungs- und Protokollskizze funktioniert. Den Zeitplan für die Ratssitzungen finden Sie in unserem Veranstaltungskalender. Es ist besser, Besprechungshandzettel und Dokumente, auf die während der Besprechung verwiesen wurde, an die endgültige Kopie anzufügen, anstatt den Inhalt im Protokoll zusammenzufassen. Bevor Sie mit dem Zeichnen von Notizen beginnen, ist es wichtig, die Art der Informationen zu verstehen, die Sie in der Besprechung aufzeichnen müssen. Wie bereits erwähnt, verfügt Ihre Organisation möglicherweise über den erforderlichen Inhalt und ein bestimmtes Format, dem Sie jedoch folgen müssen, aber im Allgemeinen enthalten Besprechungsprotokolle in der Regel Folgendes: Die Methode der Freigabe oder Verteilung hängt von den Tools ab, die Sie und Ihre Organisation verwenden. Da Minuten und andere Dokumentation einen Stapel Papier erstellen können, ist es großartig, wenn Sie einen papierlosen Freigabeprozess verwenden können. Wenn Sie beispielsweise ein Textverarbeitungstool (z. B. Microsoft Word) verwenden, das keine Onlinefreigabe anbietet, können Sie eine PDF-Datei des Dokuments erstellen und diese und die anderen Anhänge oder Besprechungsdokumentationperden per E-Mail senden.

Wenn Sie alle Google-Dokumente verwenden – für Besprechungseinladungen, Tagesordnungs- und zusätzliche Dokumentenfreigabe – können Sie das Dokument einfach mit dieser Gruppe “teilen”, sobald es abgeschlossen ist. Ausschuss- oder Vorstandsmitglieder können die Dokumente einfach online lesen und ein paar Bäume speichern! Wenn Sie eine Non-Profit-Organisation mit regelmäßigen Vorstands- und Mitgliederversammlungen sind und Zeit und Geld bei der Verwaltung Ihrer Organisation sparen möchten, erhalten Sie eine kostenlose Testversion von Wild Apricot, einer All-in-One-Mitgliedschaftsverwaltungssoftware, mit der Sie: Wenn Ihre Organisation ein Cloud-basiertes Mitgliedschaftsmanagementsystem (wie Wild Apricot) verwendet, können Sie die Protokolle als Webseite veröffentlichen und nur dem Ausschuss oder den Vorstandsmitgliedern Zugriff gewähren. , abhängig von den Anforderungen Ihrer Organisation. Auf Den Reinen von Mitgliedern können Sie ein sicheres Online-Intranet für Ihren Vorstand und Ihre Ausschüsse erstellen. Besprechungsprotokolle sind wichtig – schließlich erfassen sie die wesentlichen Informationen einer Besprechung. Aber Minuten zu nehmen und vorzubereiten, muss keine entmutigende Aufgabe sein. Wir hoffen, dass dieser Artikel den Besprechungsprotokollen von Neulingen beim Erstellen effektiver Besprechungsprotokolle für Ihre Organisation hilft.